Manuel technique pour modérer
un forum de l'Alliance avec le logiciel Sympa

par Marina Urquidi marina@alliance21.org 

Un dispositif commun a été mis en place pour gérer les forums de  l'Alliance :

Les forums sont hébergés par un même serveur. Les forums de l'Alliance ont donc tous un nom du type http://www.alliance21.org/forums/. 

Les forums sont gérés par le logiciel Sympa, qui permet de créer un forum et de spécifier ces caractéristiques techniques, d'inscrire et désinscrire les participants, de modérer les messages, de les archiver, etc. Un des avantages du logiciel Sympa est que vous pouvez l'utiliser de 2 façons :

•	depuis votre messagerie e-mail, en envoyant par e-mail des commandes précisément codifiées à Sympa

•	sur le web en travaillant depuis la page web de votre forum sur le site regroupant les forums de l’Alliance : www.alliance21.org/forums

1. Accès à la page de sympa

La première fois que vous accédez à la page www.alliance21.org/forums, si celle-ci ne se présente pas en français, déroulez la page jusque en bas, puis déroulez le menu en bas à gauche et sélectionnez « français ». Ensuite, pour raisons de confidentialité, cliquez sur « Login », en haut à gauche, puis sur « Envoyez moi mon mot de passe », tapez votre adresse e-mail, puis cliquez à nouveau sur « Envoyez moi mon mot de passe ». Recopiez ensuite le mot de passe qui vous a été envoyé à votre adresse, puis sur « Login ». Vous pouvez ensuite aller sur "Préférences" pour changer votre mot de passe. 

Si vous cliquez sur l'onglet "Vos abonnements", vous pourrez accéder à la liste dont vous êtes le modérateur. 

2. Modération technique de votre liste

Gestion des abonnés

Pour faire la gestion des abonnés du forum, vous pouvez travailler, soit : 
* depuis votre messagerie e-mail
* depuis l'environnement web offert par Sympa 

Attention : dans le premier cas, il est impératif d'être extrêmement précis dans la rédaction des commandes. Le serveur qui gère la liste de discussion ne saura en effet pas reconnaître les commandes si elles ne sont pas exactement conformes à ce qu'il peut comprendre (une erreur typographique, un espace en trop, etc. peuvent être source de rejet/ non exécution de la commande par le serveur).

Vous trouverez ici un tableau qui résume les procédures à réaliser pour les différentes opérations à mener dans les 2 cas, que vous opériez depuis votre messagerie e-mail ou depuis l'environnement web. 

 Assurez-vous que toute commande que vous envoyez par e-mail part en format “Texte seul” (vérifiez l’option par défaut pour l’envoi de vos messages, qui ne doit pas être au format html) et que vos messages ne sont pas accompagnés d’une signature qui est ajoutée automatiquement à votre message, car la commande dans ce cas ne sera ni comprise ni exécutée par le système “sympa”.

* Inscriptions

depuis l'environnement web	depuis la messagerie e-mail	
1. Effectuez votre Login.

2. Cliquez sur l'onglet "Vos abonnements", puis sur le bouton “admin” à gauche de l'adresse de votre forum.

3. Cliquez sur "Abonnés".

4. Cliquez sur "Ajout multiple"

5. Tapez votre première inscription dans le format : 
adresse e-mail Prénom NOM, exemple :
jean.dupont@hotmail.com Jean DUPONT

Attention à ne jamais mettre plus d’un seul espace entre l’adresse e-mail, le prénom et le nom.

6. Tapez les inscriptions suivantes dans le même format, en allant a la ligne pour chaque nouvelle inscription.

7. Supprimez les rang de points qui se trouve a la fin.

8. Cliquez sur "Ajout d'abonnés " en bas de l’écran.

9. Option "en douce"
cochée = le participant ne recevra pas le message de bienvenue
non cochée = le participant recevra le message de bienvenue
(ce message est obligatoire, sauf, par exemple, si un abonné vous demande de l’abonner à une deuxième adresse et il a déjà reçu le message de bienvenue lors de sa première inscription)	Envoyer le message suivant à sympa@forums.alliance21.org
en remplaçant le texte entre crochets : 

ADD [nom de la liste] [adresse e-mail] [Prénom NOM]

Exemple : 
ADD work jean.dupont@hotmail.com Jean DUPONT

Vous pouvez faire autant d'inscriptions que vous voulez dans le même message, en allant a la ligne pour chaque inscription.

Important : Assurez-vous qu’il n’y ait rien d’autre dans le corps de votre message, par exemple une “signature automatique” qui s’ajoute à votre message. 

Laissez le champ “Objet” (ou “Subject”) vide et envoyez.

	

* Désinscriptions

depuis l'environnement web	depuis la messagerie e-mail	
1. Effectuez votre Login.

2. Cliquez sur l'onglet "Vos abonnements ", puis sur le bouton “admin” à gauche de l'adresse de votre forum.

3. Cliquez sur "Abonnés".

4. Dans la liste des abonnés, cochez le ou les noms du ou des participants que vous voulez désabonner.

5. Cliquez sur "Désabonner les adresses sélectionnées"

6. Option "en douce"
cochée = le participant ne recevra pas le message de désabonnement
non cochée = le participant recevra le message de désabonnement (à utiliser, comme pour les inscriptions, dans des cas particuliers)	Envoyer le message suivant à sympa@forums.alliance21.org
en remplaçant le texte entre crochets : 

DEL [nom de la liste] [adresse e-mail] [Prénom NOM]

Exemple : 
DEL work jean.dupont@hotmail.com Jean DUPONT

Vous pouvez faire autant d'inscriptions que vous voulez dans le même message, en allant a la ligne pour chaque inscription.

Important : Assurez-vous qu’il n’y ait rien d’autre dans le corps de votre message, par exemple une “signature automatique” qui s’ajoute à votre message. 

Laissez le champ “Objet” (ou “Subject”) vide et envoyez.	

* Consulter la liste des participants

depuis l'environnement web	depuis la messagerie e-mail	
1. Effectuez votre Login.

2. Cliquez sur l'onglet "Vos abonnements", puis sur le bouton “admin” à gauche de l'adresse de votre forum.

3. Cliquez sur "Abonnés".	Envoyer le message suivant à sympa@forums.alliance21.org 
en remplaçant le texte entre crochets :  

REVIEW [nom de la liste] 
Exemple : REVIEW work 

Vous pouvez demander la liste des inscrits à plusieurs listes dans le même message (allez à la ligne et répétez la commande avec le nom de la liste suivante).

Important : Assurez-vous qu’il n’y ait rien d’autre dans le corps de votre message, par exemple une “signature automatique” qui s’ajoute à votre message. 

Laissez le champ “Objet” (ou “Subject”) vide et envoyez.

Vous recevrez la liste des abonnés à votre forum par e-mail.	

* Changer (ou ajouter) le nom ou changer l’adresse e-mail d’un participant

Vous pouvez avoir une inscription sur votre forum avec la seule adresse e-mail, mais sans le nom, et apprendre le nom plus tard, vous pouvez avoir fait une erreur sur le nom, ou alors un participant peut vous signaler qu’il préfère désormais recevoir ses messages à une autre adresse e-mail.

Ce type d’opération nécessite, si vous travaillez à partir de votre messagerie, de désinscrire l’abonné et de le réinscrire avec le nom correct ou la nouvelle adresse.

Elle est plus simple depuis l’environnement web : 

1. Effectuez votre Login.

2. Cliquez sur l'onglet "Vos abonnements", puis sur le bouton “admin” à gauche de l'adresse de votre forum.

3. Cliquez sur "Abonnés". 

4. Cliquez sur l’adresse de l’abonné en question.

5. Changer le nom/adresse.

6. Cliquez sur “Mise à jour”.

Modération des messages

Comme pour la gestion des abonnés, il est possible d'opérer soit depuis l'environnement web, soit depuis une messagerie e-mail. Mais attention, la fonctionnalité proposée par Sympa (onglet "Modérer" de la fonction "Admin liste") permet en effet seulement au modérateur de valider ou rejeter les messages mais pas de les modifier avant de les valider. Or, vous devrez toujours les modifier, c’est-à-dire, les “mettre en page” et en fournir la ou les traductions. Nous disposons donc d’une page spéciale, à http://www.alliance21.org/approve/ , pour envoyer les messages ainsi modifiés.

Pour modérer les messages, il vous est au préalable nécessaire d'obtenir le "cookie" (chaînon de caractères tel que e3dc1ad2e553e2722e2a34288d24578d). Ce qui permet de modifier les messages en respectant l'identité du champ "De" en y faisant apparaître l’auteur du message au lieu du nom du modérateur.  

Attention : ce cookie doit rester confidentiel (pour ce faire, on pourra le changer de temps en temps). Quiconque le connaissant peut en effet faire passer des messages sur le forum.
C’est moi-même ou Patrick Mevzek qui vous enverrai le cookie correspondant à votre liste, après votre demande dans message à la liste facilitation@forums.alliance21.org , à laquelle vous devez vous inscrire dès l’instant où vous devenez animateur-modérateur d’une liste de diffusion ou de discussion (voir plus loin).

Tout message destiné au forum arrive à l'adresse du modérateur avec comme expéditeur 
"[nom de la liste]-request@forums.alliance21.org", par exemple, 
“work-request@forums.alliance21.org”, et comme Objet "Article to be approved for [nom de la liste]”, par exemple, "Article to be approved for work”. 

* Pour distribuer le message tel quel sans changement, cliquez, comme indiqué, sur :
mailto :sympa@forums.alliance21.org ?subject=DISTRIBUTE%20work%20ac6944e26816d34ffe6c2a89e8da7g38
(voir NB à la fin de ce document) 

* Pour rejeter un message tel quel, cliquez, comme indiqué, sur :
mailto :sympa@forums.alliance21.org ?subject=REJECT%20work%20ac6944e26816d34ffe6c2a89e8da7g38  (voir NB à la fin de ce document)

* En cas de changement nécessaire (traduction, par exemple), copiez et collez le contenu du message dans un fichier Word pour le mettre en forme et le traduire (contrôle de titre, résumé, orthographe, forme, etc.,  puis ajout de la traduction automatique, révisée pour en éliminer les contresens). 

Depuis l’environnement web

Aller à la page http://www.alliance21.org/approve/ , remplissez tous les champs, puis cliquer sur « Envoyer » en bas de page. Vous trouverez l’adresse de votre forum dans le menu déroulant à « Nom de la liste ».

Depuis la messagerie e-mail

Adresser un message à <approve@forums.alliance21.org>. 
L'émetteur de ce message n'a aucune importance.
Laissez le champ "Objet" vide.

Dans le corps du message on trouvera deux parties :
1. un premier bloc de 5 lignes suivi d’une ligne vide
2. le message envoyé par le participant

Dans le premier bloc, on doit écrire, exactement, les en-têtes suivantes :

From:	Indiquez ici le nom et, entre < >, l'adresse e-mail du participant auteur message	
To:	Mettez l'adresse de la liste. Il faut y mettre juste une adresse e-mail, pas de texte / commentaires, ni signes typographiques, pas de <  >.	
Subject:	Indiquez l'objet du message (un "titre" qui donnera envie aux participants de l'ouvrir) NB : Bien qu'il soit recommandé maintenant d'utiliser les accents et autres signes diacritiques dans le corps des messages, n'en mettez jamais dans la ligne "Subject", ici ou ailleurs. C'est encore ce champ qui est le plus susceptible de ne pas interpréter les codes de ces signes ou accents, et les destinataires des messages risquent de recevoir un message dont l'Objet est illisible. 	
Approved:	Mettez e-mail de l'un des modérateurs déclarés de la liste. Ne mettez pas de nom, pas de <>, juste e-mail.	
Cookie:	Indiquez le cookie (chaînon de caractères) que je vous aurai envoyé, qui vous identifie comme modérateur	

La première ligne doit être la ligne “From:”. Il ne faut pas laisser une ligne blanche en tête de message.
Les champs peuvent être écrits en minuscules ou majuscules (aucune importance) et il peut y avoir des espaces au début de la ligne, et après, mais jamais avant le deux points “ :”.

Exemple :

From: Jean DUPONT <jean.dupont@hotmail.com>
To: work@forums.alliance21.org
Subject: Procédure d'approbation des messages
Approved: marina@alliance21.org
Cookie: e3dc1ad2e553e2722e2a34288d24578d

FRANÇAIS --> ENGLISH
===================

** Titre : Procédure d’approbation des messages : suivez attentivement les instructions **
par Marina Urquidi <marina@alliance21.org>

°°° Résumé : La mise en forme des messages.... etc. °°°

En tant que modérateur d’un forum, .... etc.

========
ENGLISH (machine translation post-edited for mistranslation only)
========

** Title: ....

etc, etc.

ATTENTION : Ce format de forum n'accepte que le Texte Seul. Pas de fichiers attachés, pas de html, pas d'enrichissement (gras, italiques, couleurs, etc.). N'oubliez pas de vous assurer que votre application e-mail est configurée en Texte Seul pour l'envoi des messages.

Le message ainsi approuvé arrivera directement sur la liste, c’est-à-dire, à toutes les adresses des personnes abonnées à votre forum. Pensez à le relire attentivement avant de l’envoyer.

Si vous avez approuvé le message par e-mail (seulement pour les listes non traduites et sans intervention dans le message par le modérateur), vous recevrez le message suivant, provenant de sympa@forums.alliance21.org : 

Le message bad3776abe5170934629f9d6b9a6fa30 pour la liste work a été distribué.

NB :  Avec certains gestionnaires de messages, l'opération de cliquer sur mailto:sympa@forums.alliance21.org ?subject=DISTRIBUTE%20work%20bad3776abe5170934629f9d6b9a6fa30 
ou sur 
mailto :sympa@forums.alliance21.org ?subject=REJECT%20work%20ac6944e26816d34ffe6c2a89e8da7g38 
ne fonctionne pas. 
Dans ce cas, suivre les instructions suivantes dans le message, c'est-à-dire, envoyez un message à sympa@forums.alliance21.org avec dans la ligne du "Subject" ou Objet, la commande telle qu'elle est indiquée, par exemple : 
DISTRIBUTE work bad3776abe5170934629f9d6b9a6fa30
Laissez le champ du message vide.

3. Questions ou problèmes

En tant que modérateur, traducteur ou animateur d’un forum de l’Alliance, vous devez vous inscrire au forum « facilitation ». Pour cela abonnez-vous à
 http://www.alliance21.org/forums/info/facilitation ou demandez à 
Marina Urquidi marina@alliance21.org de le faire à votre place. 

Ce forum est le lieu pour poser toutes vos questions de signaler tous les problèmes que vous rencontrez. C’est là aussi que nous informons tous les modérateurs de forum sur ce qui leur est utile, et notamment, chaque fois qu’ils peuvent télécharger des dictionnaires mis à jour pour le programme de traduction automatique. Les membres de ce forum, dont vous serez, peuvent également s’entraider à trouver des solutions aux problèmes de tout ordre qui surgissent – techniques, mais d’animation aussi.