Comment élaborer un dossier 
de fiches d'expériences ?

Olivier Petitjean, 7 janvier 2000

1/ La sélection des fiches

Pour sélectionner les fiches dans la base DPH à l'aide du logiciel Navibase, la voie royale reste celle du thésaurus. Les mots clés les plus pertinents relativement au thème du dossier doivent être identifiés en utilisant les deux moyens complémentaires offerts par le logiciel :
-	d'une part en utilisant la structure arborescente du thésaurus, qui va du plus général au plus particulier ;
-	d'autre part à partir de mots ou de racines de mots qui sont susceptibles de renvoyer à plusieurs mots clés utiles (par exemple éducation, école, enseignement, apprentissage, etc. pour un dossier sur le thème de l'éducation).

Dans certains cas, il peut également se révéler très utile de faire aussi une recherche par auteur ou par organisation, s'il s'agit de gens qui ont l'habitude de travailler sur un thème spécifique.

Le mieux est de sélectionner entre 20 et 40 fiches, le chiffre idéal étant sans doute 25. Sauf intérêt exceptionnel, il vaut mieux ne pas prendre de fiches trop vieilles qui risquent de se révéler obsolètes tant du point vue des concepts utilisés que du point de vue de la réalité de l'expérience décrite. 

En plus de l'intérêt intrinsèque de la fiche, deux considérations doivent guider le choix :
-	la plus grande diversité géographique et culturelle possible ;
-	la plus grande gamme possible de sujets abordés, tant du point de vue des différents aspects d'une même thématique que du point de vue des croisements et des relations entre différents thèmes. Exemple, toujours pour un dossier sur l'éducation : d'un côté l'école, la formation continue des salariés, l'échange de savoirs, les démarches d'apprentissage collectif - de l'autre côté, les relations entre éducation et économie (se traduisant par une fiche sur la nécessité de la formation dans toute politique d'accès au crédit), éducation et art, éducation et environnement, etc.

Personnellement, j'avais l'habitude de procéder par sélection successives : au début j'avais toutes les fiches indexées avec les mots clés que j'avais utilisés pour la recherche, j'en éliminais une grande partie après une lecture diagonale, une autre partie après une lecture détaillée, puis une dernière partie au moment de rédiger les résumés.

2/ La rédaction d'un résumé et le choix des mots clés

La rédaction d'un résumé de chaque fiche (seule une petite minorité des fiches DPH en comportent déjà un) et l'identification des mots clés utiles pour le dossier doivent être menées de concert. A la limite, les mots clés doivent se retrouver dans le résumé et en fournir l'ossature, et inversement la rédaction du résumé doit permettre d'identifier les mots clés essentiels.

Dans les dossiers de fiches que j'ai réalisés, je me suis limité à entre 2 et 4 mots clés par fiche (ce qui est à mon avis l'idéal pour une recherche rapide et pertinente), et j'ai souvent choisi de "créer" mes propres mots clés en fonction des grands enjeux et des grandes relations que j'avais repérées au sein de la thématique. C'est la meilleure solution pour faciliter la rédaction des résumés et donner une certaine cohérence au dossier, mais ce n'est pas forcément très bon en ce qui concerne la compatibilité entre les différentes bases de fiches.

Le résumé doit faire 3 ou 4 lignes. En général, je me suis retrouvé avec des résumés de deux phrases, mais certaines fiches peuvent être résumées en une seule. Souvent, il est déjà possible de repérer dans la fiche une ou deux formulations qui en synthétisent le contenu ou en délivrent le message fondamental. Ces formulations peuvent se situer à n'importe quel endroit de la fiche, dans les premiers mots, au beau milieu ou dans le commentaire. Il suffit parfois de les reprendre en les modifiant légèrement.

Comme les mots clés, le résumé fait en quelque sorte l'interface entre chaque fiche particulière et le dossier dans son ensemble. Il est à un niveau intermédiaire entre le singulier et le général. Pour le rédiger, il faut donc garder à la fois un œil sur le tout du dossier, en repérant les relations et les enjeux principaux par une "analyse transversale" et en utilisant des termes similaires à ceux utilisés dans les autres résumés (idéalement, il s'agit précisément des mots clés) et un œil sur la fiche et sur l'histoire particulière qu'elle raconte. 

Enfin, il s'avère souvent nécessaire au cours de ce processus de retourner sur la base DPH pour refaire une recherche, parce que ce travail de résumé et d'indexation aura permis d'identifier de nouveaux mots clés que l'on aura oubliés ou négligés lors de la première recherche.

3/ Mise en forme de la fiche

La logiciel Navibase permet d'importer les fiches sélectionnées au format *.rtf. Le logiciel est configuré pour permettre entre différents modèles de mise en page, mais j'ai utilisé pour ma part un modèle spécifique aux dossiers de fiches de l'Alliance. Il suffit alors de faire des copier-coller à partir de la fiche originale  vers le modèle pour mettre les fiches en forme. Même chose pour la version web au format html : la plupart des logiciels de mise en page web permettent le copier-coller à partir de Word. Un modèle spécifique de fiche a été créé pour le nouveau site web de l'Alliance.

Dans mes dossiers, je n'ai retenu que les 11 champs obligatoires de la fiche DPH (titre, résumé, texte, commentaire, source, contact, auteur, date de rédaction, organisation, mot clé géographique, mot clé thématique). Le champ "source" requiert de rassembler toutes les informations des différents champs de la fiche DPH qui traitent du type de source, du nom de l'auteur, du titre du document, du nombre de pages, de la date de parution, du numéro ISBN, etc. Il est également souvent nécessaire de vérifier et mettre à jour le champ "contact".

Dans certains cas, il peut être utile de modifier le titre de la fiche afin de le rendre plus expressif, puisqu'il doit apparaître seul avec le résumé dans le sommaire du dossier, afin que le lecteur puisse repérer au premier coup d'œil de quoi il s'agit.

4/ L'habillage du dossier

Trois éléments doivent compléter le dossier :

-	un sommaire détaillé, qui reprend tous les titres et les résumés de chaque fiche ;

-	une présentation du dossier. En général, elle doit reprendre plus ou moins les mêmes termes que les résumés, c'est-à-dire qu'elles doit présenter et articuler les grands enjeux et les grandes relations de la thématique (i.e. les mots clés). Cette présentation doit tenir en deux ou trois paragraphes ;

-	Une liste des mot clés, qui explicite pour chacun d'entre eux le grand enjeu ou la grande relation à laquelle le mot clé correspond. Dans la version web, cette liste est remplacée par une petite programmation javascript qui fait s'afficher l'explication du mot clé à chaque fois que l'on clique dessus.

Des modèles pour le sommaire et la présentation, ainsi que les codes de programmation javascript, sont disponibles pour afficher le dossier de fiches sur le site web de l'Alliance.